НОВОСТИ

Переход на приказ 61н с 01.01.2023 г.

Электронный документооборот - это удобный механизм облегчающий жизнь многим участникам процесса хозяйственной деятельности, исключающий ошибки, которые происходят из-за человеческого фактора, а также сокращающий расходы на бумажные носители, картриджи и обеспечение сохранности архивов документов.

Согласно приказа Минфина России от 15 апреля 2021 г. N 61н "Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению" все государственные учреждения с 1 января 2023 года должны внедрить электронный документооборот внутри учреждения для оформления как минимум перечня документов из приказа в электронном виде. Итоговой задачей должен стоять полноценный переход на электронный документооборот как внутри учреждения, так и с контрагентами.

Обращаем внимание, что приказом были утверждены 17 форм первичных электронных документов (ЭД) и 3 формы электронных регистров, для приведения бухгалтерского учета к единым принципам. Для утверждения унифицированных электронных форм требуется выполнить ряд мероприятий, которые можно разделить на 2 этапа.

Первым этапом является внесение изменений в учетную политику организации, где будут определены основные механизмы составления, подписания и утверждения ЭД. Далее следует определить ряд должностей и лиц, участвующих в составлении, утверждении и подписании ЭД, учитывая, что при подписании сотрудник может использовать простую электронную подпись, а при согласовании и утверждении только квалифицированную и оформить соответствующие подписи каждому сотруднику.

Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения государственными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС, а формирования простой ЭП происходи с помощью функционала программного продукта 1С.

Отдельно стоит заострить внимание на работниках, которые имеют разъездной характер работы такие как курьеры, водители или экспедиторы, для которых требуется выделить рабочее место для возможности подключение к ЭДО и подписи соответствующих документов.

Во втором этапе работ по переходу на электронный документооборот следует провести анализ вашего программного продукта, и выявить его технические возможности по взаимодействию с ЭДО.

Если в вашей программе бухгалтерского учета отсутствует возможность применения ЭДО, следует заложить эти расходы, путем изменения плана ФХД. Отметим, что, как правило, это программное обеспечение на основе лицензии с неисключительными правами, и планируется по КВР 244 и коду 226 КОСГУ.

В пакете программных продуктов 1С функция ЭДО прекрасно реализована в БГУ 2.0 КОРП. Этот программный продукт позволяет реализовать информационное взаимодействие между участниками — формирование и обмен информацией по единым правилам формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, иных документов бухгалтерского учета:

• поэтапную обработку документа несколькими ответственными исполнителями;
• разграничение ответственности по реквизитам, разделам документа между ответственными исполнителями;
• подписание данных документа в зоне ответственности при помощи простой либо усиленной (квалифицированной) электронной подписи и последующее хранение этих данных;
• подписание внутреннего электронного документа и простыми, и усиленными (квалифицированными) электронными подписями;
• защиту подписанных данных документа от несанкционированных исправлений.

После установки соответствующего программного продукта следует провести обучение работников с рабой программного продукта, а также с правилами заполнения ЭДО.

Однако обращаем Ваше внимание, что исполнение требований приказа можно обеспечить и на версии БГУ 2.0 ПРОФ. Более подробно о разнице в результате использования версий программы смогут рассказать наши специалисты.

И важно! Донесите до работников учреждения, что их электронная подпись – это их личная ответственность. ЭП нельзя передавать третьим лицам, и при использовании другими людьми сотрудник несет полную ответственность. При утере ЭП следует сразу же сообщить своему руководителю или главному бухгалтеру.

Если у вас остались вопросы, после прочтения статьи будем рады на них ответить либо по электронной почте, либо по телефону!